10 consejos logísticos y de transporte para expositores en ferias internacionales
No hay como los expertos para tener una experiencia exitosa
Una excelente oportunidad para expandir sus horizontes comerciales y aumentar la visibilidad de su empresa en el mercado global, son las ferias y exposiciones internacionales. Sin embargo, hay detalles que hay que atender al momento de tomar la decisión de participar en un evento fuera de nuestras fronteras.
El éxito de su participación como expositor depende en gran medida del arribo de sus mercancías de manera eficiente, en tiempo y forma, al centro de exposiciones, lo que le permitirá enfocar su atención y concentrarse en ejecutar su estrategia de ventas y promoción, sin ningún contratiempo.
En México, hay expertos en comercio exterior que, sin duda, facilitarán a cualquier empresa, sin importar su tamaño, los trámites, traslado, colocación de la mercancía en sitio y, de ser necesario, el regreso de la misma, a su lugar de origen.
Multitransportes Internacionales, MTI, empresa líder y con largo camino en ferias y exposiciones, en México y el extranjero, destaca algunas recomendaciones, desde el punto de vista logístico, para una experiencia exitosa:
1.- Una planificación anticipada
Debe realizarse con meses de antelación, considerando las fechas del evento y la selección de una empresa de transporte confiable, así como la obtención de todos los permisos necesarios conforme a la naturaleza de sus mercancías, teniendo en cuenta los días de montaje, desmontaje y tiempos de tránsito, especialmente para la modalidad marítima donde es frecuente el rol de buques, cierres o atrasos por mal clima y saturación de puertos.
2.- Empaque adecuado
Asegúrese de que sus productos se encuentren empacados de forma segura y adecuada para resistir su manipulación y el transporte internacional. Se deben utilizar materiales de embalaje de alta calidad y de acuerdo a las especificaciones de la modalidad de transporte que utilizará, así evitará daños en su embarque; un etiquetado claro para cada caja, bulto y/o pallet facilitará también el proceso de aduana.
3.- Documentación
Se debe contar con todos los documentos requeridos por las autoridades aduaneras del país anfitrión y del país de origen, tales como: facturas comerciales en las cuales se sugiere incluir marcas, modelos y números de serie, así como herramientas, accesorios y productos promocionales, documentos de embarque, certificados de origen, permisos y listas de empaque, entre otros.
4.- Selección de un transportista confiable
Investigue y compare diferentes opciones, elija siempre empresas que cuenten con experiencia y buenas referencias. Comunique claramente sus requisitos y asegúrese de que la oferta de servicios que le ofrecen, cumpla con los lineamientos para manejar su carga de manera eficiente y segura. Considere contratar un proveedor que incluya los trámites aduanales para facilitar los despachos de importación ya sean temporales o definitivos, verifique si cuenta con certificaciones, así como con bodegas y oficinas propias o corresponsales en el país de destino.
5.- Seguro de carga
Consulte las opciones de pólizas disponibles y seleccione la que mejor se adapte a sus necesidades para proteger su carga durante el trasporte, contra pérdidas o daños inesperados.
6.- Etiquetado claro
Incluya información como: nombre del expositor, dirección y nombre de la feria o exposición, número de stand y los detalles de contacto. Esto facilitará la identificación y entrega de sus productos en el centro de exposiciones.
7.- Coordinación de tiempos
Contemple cuidadosamente los tiempos de transporte y entrega para que sus productos lleguen en tiempo. Considere los horarios de montaje y desmontaje del evento, de la aduana y de los procedimientos de seguridad. Evite por premura enviar mercancías por paquetería ya que pueden poner en riesgo su liberación en aduana y que no arriben a tiempo al evento.
8.- Contingencias y seguimiento
A pesar de una buena planificación, pueden surgir imprevistos, por lo que, un plan de contingencia en caso de retrasos o problemas en el transporte, es útil. Además de un seguimiento constante de la ubicación y el estado de sus mercancías durante el trayecto. No incluya alimentos, bebidas, medicamentos y/o textiles en sus embarques, ya que pueden afectar los trámites aduanales y generar costos y riesgos innecesarios.
9.- Servicio post evento
Recuerde planificar el transporte de regreso de sus productos. Asegúrese de que la empresa de transporte esté informada sobre la fecha de finalización y plazos de desmontaje de la feria. Así mismo, verifique si el proveedor que seleccionó, cuenta con el servicio aduanal de cambio de régimen, en caso de que se presente la oportunidad de realizar la venta de sus mercancías, durante el evento.
10.- Servicio al cliente y soporte local
Investigue sobre los servicios disponibles en las instalaciones de los recintos o si el proveedor que va a contratar, cuenta con servicios de manipulación, con equipos especiales como montacargas y grúas, almacenamiento temporal o asistencia para fletes locales. Asegúrese de contar con representantes que puedan ayudarle en caso de necesidad.
Siguiendo estos consejos, esperamos que esté mejor preparado para que su participación sea exitosa en el evento donde se presente como expositor. Nos es grato compartir con usted, un poco del conocimiento y experiencia del personal del área de ferias y exposiciones internacionales de Multitransportes Internacionales, quienes, con gusto, están a sus órdenes para cualquier consulta o información que requiera. https://www.mtinter.com.mx/
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En México, hay expertos en comercio exterior que, sin duda, facilitarán a cualquier empresa, sin importar su tamaño, los trámites, traslado, colocación de la mercancía en sitio y, de ser necesario, el regreso de la misma, a su lugar de origen.
Multitransportes Internacionales, MTI, empresa líder y con largo camino en ferias y exposiciones, en México y el extranjero, destaca algunas recomendaciones, desde el punto de vista logístico, para una experiencia exitosa:
1.- Una planificación anticipada
Debe realizarse con meses de antelación, considerando las fechas del evento y la selección de una empresa de transporte confiable, así como la obtención de todos los permisos necesarios conforme a la naturaleza de sus mercancías, teniendo en cuenta los días de montaje, desmontaje y tiempos de tránsito, especialmente para la modalidad marítima donde es frecuente el rol de buques, cierres o atrasos por mal clima y saturación de puertos.
2.- Empaque adecuado
Asegúrese de que sus productos se encuentren empacados de forma segura y adecuada para resistir su manipulación y el transporte internacional. Se deben utilizar materiales de embalaje de alta calidad y de acuerdo a las especificaciones de la modalidad de transporte que utilizará, así evitará daños en su embarque; un etiquetado claro para cada caja, bulto y/o pallet facilitará también el proceso de aduana.
3.- Documentación
Se debe contar con todos los documentos requeridos por las autoridades aduaneras del país anfitrión y del país de origen, tales como: facturas comerciales en las cuales se sugiere incluir marcas, modelos y números de serie, así como herramientas, accesorios y productos promocionales, documentos de embarque, certificados de origen, permisos y listas de empaque, entre otros.
4.- Selección de un transportista confiable
Investigue y compare diferentes opciones, elija siempre empresas que cuenten con experiencia y buenas referencias. Comunique claramente sus requisitos y asegúrese de que la oferta de servicios que le ofrecen, cumpla con los lineamientos para manejar su carga de manera eficiente y segura. Considere contratar un proveedor que incluya los trámites aduanales para facilitar los despachos de importación ya sean temporales o definitivos, verifique si cuenta con certificaciones, así como con bodegas y oficinas propias o corresponsales en el país de destino.
5.- Seguro de carga
Consulte las opciones de pólizas disponibles y seleccione la que mejor se adapte a sus necesidades para proteger su carga durante el trasporte, contra pérdidas o daños inesperados.
6.- Etiquetado claro
Incluya información como: nombre del expositor, dirección y nombre de la feria o exposición, número de stand y los detalles de contacto. Esto facilitará la identificación y entrega de sus productos en el centro de exposiciones.
7.- Coordinación de tiempos
Contemple cuidadosamente los tiempos de transporte y entrega para que sus productos lleguen en tiempo. Considere los horarios de montaje y desmontaje del evento, de la aduana y de los procedimientos de seguridad. Evite por premura enviar mercancías por paquetería ya que pueden poner en riesgo su liberación en aduana y que no arriben a tiempo al evento.
8.- Contingencias y seguimiento
A pesar de una buena planificación, pueden surgir imprevistos, por lo que, un plan de contingencia en caso de retrasos o problemas en el transporte, es útil. Además de un seguimiento constante de la ubicación y el estado de sus mercancías durante el trayecto. No incluya alimentos, bebidas, medicamentos y/o textiles en sus embarques, ya que pueden afectar los trámites aduanales y generar costos y riesgos innecesarios.
9.- Servicio post evento
Recuerde planificar el transporte de regreso de sus productos. Asegúrese de que la empresa de transporte esté informada sobre la fecha de finalización y plazos de desmontaje de la feria. Así mismo, verifique si el proveedor que seleccionó, cuenta con el servicio aduanal de cambio de régimen, en caso de que se presente la oportunidad de realizar la venta de sus mercancías, durante el evento.
10.- Servicio al cliente y soporte local
Investigue sobre los servicios disponibles en las instalaciones de los recintos o si el proveedor que va a contratar, cuenta con servicios de manipulación, con equipos especiales como montacargas y grúas, almacenamiento temporal o asistencia para fletes locales. Asegúrese de contar con representantes que puedan ayudarle en caso de necesidad.
Siguiendo estos consejos, esperamos que esté mejor preparado para que su participación sea exitosa en el evento donde se presente como expositor. Nos es grato compartir con usted, un poco del conocimiento y experiencia del personal del área de ferias y exposiciones internacionales de Multitransportes Internacionales, quienes, con gusto, están a sus órdenes para cualquier consulta o información que requiera. https://www.mtinter.com.mx/
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